Manual de Utilização

Guia completo das funções do REGIPICA por tipo de utilizador.

Administração da Empresa

Manual do responsável máximo por uma empresa registada no REGIPICA. Acesso por convite, com conta de plataforma e perfil de administrador. Visibilidade total sobre trabalhadores, assiduidade, ajudas de custo e abonos/descontos da sua empresa.

Dashboard

Dashboard · Painel da Empresa

Todos os clientes ▾

Atualizar

04/11/2026

Ativos

Presentes

Ausentes

Cliente A — Lisboa

▾

Ana SilvaPresente

Bruno CostaFérias

Carla RochaPresente

O que registar aqui

1
Filtro de cliente: Selecione um cliente para restringir as estatísticas à sua equipa.
2
Atualizar: Recarrega os registos de assiduidade do dia.
3
Cartões de resumo: Total de ativos, presentes e ausentes (cálculo automático).
4
Listas expansíveis: Abra cada cliente para ver o estado de presença de cada trabalhador.

Estatísticas de assiduidade

Resumo diário: total de ativos, presentes e ausentes, com filtragem por cliente e botão de atualização.

Trabalhadores por cliente (listas expansíveis)

Trabalhadores agrupados por cliente, em secções que mostram o estado de presença de cada um.

Listas de ausentes e presentes

Secções dedicadas listam, ordenados alfabeticamente, os ausentes (com tipo de justificação) e os presentes.

Transparência Salarial (IA)

Avalia o cumprimento da Diretiva UE 2023/970 com base nos vencimentos e géneros dos trabalhadores ativos. Gera nível de risco global, alertas com severidade e sumário executivo. Cada análise é registada no Histórico.

Trabalhadores

Formulário · Novo / Editar Trabalhador

▸ Identificação

Número: 0042

Nome: Ana Silva

Cliente: CLI001

Username: CLI0010042

Password inicial: ••••••

▸ Dados pessoais

NISS

NIF

Género

▸ Contrato & Ajudas de custo

Admissão

Cargo

€/dia

O que registar aqui

1
Identificação: Número, nome e cliente associado (campos obrigatórios).
2
Username: Gerado automaticamente: código do cliente + número do trabalhador.
3
Password inicial: Atribuída automaticamente; o trabalhador tem de a alterar no 1.º acesso.
4
Dados pessoais e contacto: NISS, NIF, data de nascimento, morada, email e telemóvel.
5
Contrato e ajudas de custo: Data de admissão, cargo e valor diário individual (opcional).

Diretório de trabalhadores

Lista pesquisável dos trabalhadores ativos que já concluíram o primeiro acesso ao portal: número, nome, cliente, cargo e estado da conta.

Adicionar / editar trabalhador

Formulário em cinco blocos (identificação, pessoais, contacto, contrato, ajudas de custo). Username gerado automaticamente e password inicial atribuída. Cliente associado é obrigatório.

Campos a registar na ficha do trabalhador

Identificação: número (código único, obrigatório), nome completo (obrigatório) e cliente associado (obrigatório). Pessoais: NISS, NIF, data de nascimento, género, nacionalidade e número de identificação (CC/BI). Contacto: morada, código postal, localidade, país/região, email, telefone e telemóvel. Contrato: departamento, cargo (profissão), data de admissão, data de cessação e vencimento base. Ajudas de custo: valor diário individual (facultativo; se vazio, usa o do cliente ou o global), ajuda de custo nacional e internacional. O username é gerado (código do cliente + número) e a password inicial é atribuída automaticamente.

Importar por Excel

Registo em lote a partir de Excel, com validação dos campos obrigatórios por linha e relatório de erros antes de gravar. Modelo descarregável disponível.

Ativar / desativar e repor password

Pode desativar (sem eliminar) e repor a password inicial. Todas as ações ficam no Histórico.

Enviar credenciais por email

No formulário do trabalhador pode enviar um email com username e password inicial para o email do trabalhador.

Ajudas de Custo (Mapas)

Mapa de Ajudas de Custo · Cliente / Mês

Cliente A ▾

Novembro 2026 ▾

TrabalhadorDiasFaltasAjuda (€)

Ana Silva211210,00

Bruno Costa202200,00

Carla Rocha220220,00

Aprovar mapa

Exportar PDF

O que registar aqui

1
Seleção: Escolha cliente, mês e ano para carregar o mapa correspondente.
2
Dias e ajudas: Cada linha mostra dias trabalhados, faltas e o valor calculado automaticamente.
3
Aprovar mapa: Fixa os valores do mês para processamento (regista data e responsável).
4
Exportar PDF: Gera documento para arquivo ou envio externo.

Resumo por cliente

No separador "Resumo por Cliente", escolha o período (mensal, trimestral, semestral ou anual) e clique em "Calcular Resumo". Aparecem os trabalhadores agrupados por cliente, com os dias de presença e o valor da ajuda de custo calculado automaticamente. Cada linha permite abrir o mapa individual do trabalhador.

Mapa individual do trabalhador

No separador "Mapa Individual", escolha trabalhador, mês e ano e prima "Gerar Mapa". Cada dia do mês aparece colorido conforme as horas trabalhadas face ao período esperado do cliente (ver cores abaixo).

Cores do mapa (horas esperadas do cliente)

A referência deixou de ser fixa em 8 horas: usa agora o período definido na ficha do cliente entre a hora de início e a hora de fim esperadas (ex.: 09:00–17:30 = 7,5 h). Legenda:Verde — horas iguais às esperadas do cliente.Azul — mais horas do que o esperado.Laranja — menos horas do que o esperado.Vermelho — falta ou dia sem registo.Se o cliente não tiver horas definidas, o sistema mantém o limite de 8 h.

Detalhe do dia (drill-down)

Clique num dia colorido do mapa (individual ou por cliente) para abrir o detalhe desse dia: os períodos de entrada/saída registados, as horas totais e o estado. Permite confirmar rapidamente os horários de cada trabalhador.

Mapa de faltas por cliente

No separador "Mapa de Faltas por Cliente", escolha cliente, mês e ano. O mapa resume presenças, faltas, ajudas de custo e abonos/descontos lançados, com a mesma legenda de cores baseada nas horas esperadas.

Aprovação de mapas

Aprovar fixa os valores para processamento, com data, hora e responsável. Só é possível após o encerramento do mês. Pode revogar para corrigir. A aprovação fica registada no Histórico.

Exportação para PDF e impressão

Gera PDF profissional do mapa (com empresa, cliente e período) ou envia diretamente para impressão.

Configuração de valores

Valores diários a três níveis: global, por cliente e individual por trabalhador (este tem prioridade). Sem valores configurados, os mapas apresentam sempre 0,00 €.

Ficha do cliente (configurada pelo administrador técnico)

A ficha de cada cliente inclui: código (identificador único), nome,descrição/localização, latitude e longitude (validação GPS no portal do trabalhador; registos a mais de 200 m do cliente são bloqueados), hora de início esperadae hora de fim esperada (turno de referência: definem as horas que distinguem as cores dos mapas e acionam o alerta de saída antecipada) e ativa (cliente em uso). Para alterar coordenadas ou horas esperadas, solicite ao administrador técnico.

Abonos e Descontos

Abonos e Descontos · Lançamentos

Trabalhador: Ana Silva ▾

Mês: 2026-11

Tipo: Subsídio refeição (abono)

Valor: 6,00 €

TrabalhadorTipoMêsValor

Ana SilvaRefeição2026-11126,00

Bruno CostaSeg. Social2026-11−80,00

O que registar aqui

1
Mês de referência: Indique o mês de processamento no formato YYYY-MM.
2
Trabalhador e tipo: Selecione o trabalhador e o abono/desconto do catálogo.
3
Valor e datas: Defina o valor (€) e o intervalo de aplicação (início/fim).
4
Observações: Campo livre para notas internas (ex. referência de processo).

Tipos de abonos e descontos

Catálogo de abonos (refeição, produtividade…) e descontos (Segurança Social, faltas…), cada um com código, designação e indicador de abono/desconto.

Lançamentos mensais

Abonos/descontos por trabalhador e mês (YYYY-MM), com datas de início/fim e observações. Alimentam o processamento salarial.

Campos a registar num lançamento

Trabalhador (obrigatório), tipo de abono/desconto do catálogo (obrigatório), valor em € (obrigatório), mês de referência no formato YYYY-MM (obrigatório), datas de início e fim de aplicação (facultativo; se indicadas, o lançamento contabiliza para os mapas desse intervalo) e observações (campo livre para notas internas). Catálogo de tipos: cada tipo tem código, designação e indicador de abono ou desconto.

Consulta e edição

Consulte, edite ou anule lançamentos. Todas as alterações ficam no Histórico.

Acessos e segurança

Administrador vs. utilizadores

O administrador tem acesso a todas as áreas. Pode criar utilizadores adicionais (administrativos) com acesso apenas às áreas necessárias — geridos pelo administrador técnico.

Histórico (apenas leitura para a empresa)

A empresa gera entradas de auditoria, mas a consulta do Histórico é exclusiva do administrador técnico.

Sessão

Autenticação da plataforma. Para sair, use "Terminar Sessão" na barra lateral.